Arquivo de Referência Geral A-Z - Guardando a papelada

Sabe aquele folder que vc trouxe de um evento e quer guardar, porque talvez possa precisar algum dia? E aquela correspondência que chegou e você quer guardar como referência? Ou a apostila xerocopiada que você usou para estudar para a prova de métodos quantitativos? Onde estão os papéis que vc rabiscou quando estava planejando alguma coisa e não queria passar para o meio eletrônico?

David Allen explica que "você precisa se sentir confortável em armazenar mesmo uma única folha de papel, à qual desejará recorrer mais tarde. Seu sistema deve ser informal e acessível a tal ponto que seja possível arquivá-lo num estalo (...)"

Ele recomenda (e eu também =D ) que se faça um Arquivo de Referência Geral A-Z. Pense neste arquivo como se fosse um grande fichário. A regra geral é pôr cada papel numa pasta individual (manilla folder) e organiza-las por ordem alfabética.

Eu gostei muito da idéia. Como não achei nada pronto que se encaixasse no que eu precisava, peguei uma caixa de papelão e fiz eu mesmo o meu Arquivo Geral. Mas achei que não precisava colocar cada papel, panfleto, documento, apostila, em pastas separadas - bastava etiquetá-las com post-its e dispô-las de A a Z. Fiz o teste. Advinha como ficou a caixa amarela?

Ficou uma bagunça! Achar qualquer coisa ali era como ter que procurar em várias gavetas... Eu sabia que estava próximo, mas como cada papel era de um tamanho, eles se perdiam, se misturavam. Entendi que era melhor fazer do jeito que estava descrito no "manual"!Como o próprio Allen diz, as dicas e truques que estão no seu livro não são verdades absolutas. Mas são fruto de mais de 20 anos de trabalho na área e isso deve ser levado em consideração...A nova versão ficou  assim:

Pronto! Agora ficou fácil encontrar o que está lá. A tendência é esse arquivo crescer e crescer. Algumas pessoas costumam cadastrar numa planilha eletrônica ou num banco de dados tudo o que entrar no Arquivo, mas eu não senti necessidade de fazer isso.

Lá no grupo GTD Brasil - GTDbr esse assunto foi discutido a alguns meses. A Cynthia usa um arquivo temporário de maneira diferente, e Natália prefere usar pastas com elástico. Assim que eu encontrar os links, adiciono aos comentários.

Pra saber mais, recomendo ler o livro, capítulo 07: Organizar - como definir os compartimentos certos. Procure por "Como organizar dados não passíveis de ação.

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