Sistemas de Organização Pessoal

Há infinitas formas para gerenciar o tempo e se tornar mais produtivo, inclusive com melhorias na qualidade de vida. Veja quatro métodos de organização pessoal e escolha o seu:

Sthepen Covey / Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes:
O foco é o desenvolvimento pessoal através do autoconhecimento. A premissa é gerenciar a pessoa e não o tempo. Basicamente você escreve sua missão pessoal. Essa missão é uma coisa meio transcedental, baseada em princípios. Em seguida, identifique os papéis que você exerce na sociedade e estabeleça cerca de três metas para cada um desses papéis, a serem atingidos no decorrer da semana. Covey dividide as atividades em quatro quadrantes segundo uma combinação entre importância e urgência e diz que deveríamos gastar mais tempo fazendo coisas que são importantes mas não são urgentes...

David Allen - Getting Things Done - GTD
O foco é fazer as coisas - gerenciar a ação. Consiste em tirar da mente tudo o que requer sua atenção e colocar num lugar onde você possa ver e manusear. Você estabelece o resultado de sucesso que espera atingir e identifica o próximo passo pra chegar lá. Em seguida reúna os lembretes para essas "próximas ações" por contexto ou local onde elas serão realizadas. Para decidir o que fazer em dado momento, leve em conta o contexto, o tempo, a energia disponível e a prioridade. Para que o sistema seja confiável, é indispensável revisá-lo regularmente. A implementação é um pouco trabalhosa, mas desde o início há ganhos em produtividade e diminuição do stress. Segundo Allen, nossa capacidade de ser produtivos é diretamente proporcional à nossa capacidade de relaxar.

Neil Fiore / The Now Habit
Explica as causas da procrastinação e propõe estratégias para lidar com ela. Usa o Ushedule Calendar, ou não-calendário: você marca os compromissos, separa períodos para o lazer e vê o tempo que sobra pra fazer as atividades "produtivas".

Mark Forster / Do It Tomorrow
Vai fundo nas questões da procrastinação. Como estratégia principal, faz-se uma lista realista de coisas à fazer HOJE. Tudo que chegar e não for uma emergência é deixado para o dia seguinte. Ou seja, cada dia tem sua porção definida de ação determinada por uma lista fechada. As ações são realizadas em lotes. Ao invés de fazer o tempo estender para realizar as tarefas, determina-se o que será feito no dia e quando terminado fica-se livre para o que quiser. O ponto mais importante é não se deixar perder por qualquer solicitação (externa ou interna) inesperada que surge ao longo do dia...

Dica: Zen Habits

Leo é um cara que conseguiu parar de fumar, organizou a vida financeira, começou a acordar cedo, passou a se alimentar melhor e vem fazendo outras mudanças significativas em sua vida a pouco mais de um ano. Leo diz que não é nenhum super-homem, e que neste processo já caiu, levantou e sacudiu a poeira inúmeras vezes.

Ele escreve um blog - Zen Habits (em inglês) - que trata justamente disso: como alcançar seus objevos. Sem doses exageradas de determinação ou dedicação. Apenas com medidas simples que ele aprende a cada dia, sabendo que ainda há muito a melhorar.

O Daniel, do blog Cravo e Canela, fez um comentário chamando a atenção para um artigo que acabou de sair do forno do Zen Habits: The Getting Things Done FAQ. Dentre as várias perguntas e respostas, temos:

- Há uma maneira mais fácil de começar a praticar a metodologia GTD?

Sim. Você não necessita executar a metodologia toda em uma vez. Você deve começar com o que faz sentido para você. Mas faça pelo menos o seguinte:

1. Começe pela coleta. Tudo que você precisa é de um caderno e uma caneta. Registre todas as pendências, pois assim você não se esquecerá das coisas a fazer e ao mesmo tempo começará a tirá-las de sua cabeça. Se você se sentir bem e quiser continuar, use o caderno para rascunhar algumas listas e organize suas próximas ações pelos contextos em que você as faz (no trabalho, em casa, na rua, no computador, etc.).
2. Limpe seu espaço de trabalho. A etapa seguinte, se você estivesse pronto, seria processar todos os seus papéis. Recolhê-los em uma pilha, e trabalhar de cima para baixo, processando e decidindo o que fazer com cada um . Isso traz uma sensação de bem-estar surpreendente. Daqui para frente, comece a usar uma caixa de entrada para centralizar a chegada de todos os papéis (bilhetes, post-its, correspondência, recibos etc). Se você estiver se sentindo seguro, faça o mesmo com seu email.
3. Crie um sistema de arquivamento para material de referência. Basta algum tipo de fichário ou armário (ou uma gaveta dedicada a seu arquivamento), algumas pastas e algumas etiquetas. Use um sistema alfabético simples.

No meu ponto de vista, a melhor maneira de começar é lendo o livro e aplicando radicalmente as dicas para adquirir os novos hábitos. Mas o FAQ é interessante e vale a leitura. Se você tiver dificuldades com a língua do Tio Sam, leia os artigos com a ajuda do babel fish (peixe-babel), aquele peixinho que, ao ser colocado dentro do ouvido, faz a pessoa entender e se comunicar em qualquer idioma:

• Hábitos Zen (blog traduzido via BabelFish)
• GTD - Respostas a Perguntas Frequentes (artigo traduzido via BabelFish)

Lembro também que lá no grupo de discussão tem um banco de dados (disponível para membros) com a tradução e significado dos termos mais utilizados no sistema GTD.

GTD X Estudos

Conversação lá no GTDbr, mais ou menos assim:

- Eu estou tentando adaptar o Sistema (Getting Things Done) aos meus estudos. Faço um curso de atualização, uma pós graduação, estudo pra concurso em casa e faço inglês. Acho que algo não está certo pois a parte da coleta, processamento, lista de projetos, tudo eu fiz, mas me sinto um pouco perdida... Alguem adotou o sistema para estudar? Perguntou Alice.

Nelson respondeu com várias dicas:

- (...) Eu adotei para tudo: trabalho, casa, e para conseguir tempo para tirar meu mestrado. Eis o que faço para as tarefas relacionadas a meus estudos:
(...)

(Termine de ler esta e outras respostas no Grupo de Discussão GTD Brasil.)

Fluxo de trabalho - como o GTD acontece

Já falamos aqui que o metodologia de organização pessoal Getting Things Done - A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen, é composta por cinco etapas e linkamos para dois exemplos que foram analisados lá na lista de discussão. Agora vou explicar resumidamente como o GTD acontece:

Durante a fase da coleta, recolhemos os papéis soltos, reunimos tudo que está fora do lugar, catalogamos o que de alguma forma está inacabado. Em seguida, durante o processamento, analizamos um ítem de cada vez. Pegamos a primeira anotação, correspondência, papelzinho ou seja lá o que for que estiver por cima da pilha e nos perguntamos: "o que é isso? Eu tenho que tomar alguma atidude em relação a isso?"

Temos duas respostas: sim ou não. Se não for necessário fazer nada com o ítem, seu destino será o lixo, ou podemos querer guardar pois talvez seja útil, ou então deixamos numa lista de espera para colocar em prática algum dia.

Mas se a resposta for "sim, quero fazer algo em relação a isso", então é preciso identificar onde se quer chegar, visualizar qual o resultado final quando aquilo tiver sido feito. Agora é só estabelecer qual o próximo passo para atingir este resultado de sucesso.

Uma vez que o objetivo esteja claro e a "próxima ação" identificada, se "a coisa" levar menos de dois minutos para ser feita, fazemos logo! Mais do que isso, podemos delegar a tarefa a alguém ou então adiar, para fazer o mais rápido, assim que for possível.

Ao adiar, pode-se anotar um lembrete no calendário caso o compromisso tenha data ou hora marcada para acontecer, ou coloca-se numa lista de próximas ações.

Essas informações são consultadas diariamente e precisam ser revisadas periodicamente para manter o sistema coeso, confiável e funcionando.

Na hora de decidir qual "tarefa" fazer agora, a escolha é determinada pela intuição, apoiada pelas fases anteriores e influencida pela circunstância do momento. Utiliza-se três modelos para tomar esta decisão. Falarei deles noutra oportunidade.

Tudo o que eu disse acima está representado e ilustrado num diagrama que carrego no pocket e que também mantenho uma cópia colada na mesa do escritório, por baixo do vidro:

O GTD Workflow Advanced [Diagrama do Fluxo de Trabalho - GTD] em questão foi criado por Scott Moehring:



Se preferir, o diagrama acima pode ser visto diretamente no Scribd, ou pode ser baixado lá na DavidCo.

Parece burocrático demais? Leia o livro e deixe o GTD surpreender você =)

Só o palmtop não basta

Depoimento de apresentação lá no grupo de discussão GTD Brasil:

"Sou usuário de palm há mais de 6 anos. Eu nunca tinha ouvido falar desse tal de GTD mas após ler um pouquinho sobre o assunto vejo que a finalidade do GTD coincide com um dos objetivos do palm: Nos livrar de ficar lembrando algo e deixar o palm fazer isso por nós. Eu uso o palm muito com esta finalidade: criar notas, memos, ou agendamentos que me libertem daquela memória até a necessidade de usá-lo.

Por exemplo: Tenho que passar um e-mail ou comprar algo em determinado horário. Agendo e esqueço só lembrando quando o palm desperta. Só nisso o palm já vale a pena. Bom, o que eu queria é dicas de GTD para aprimorar os usos no palm.

Eu propriamente tenho uma dificuldade: quando vou fazer alguma coisa complexa, com várias etapas, as vezes acabo esquecendo de fazer uma delas (organizar eventos (ou cursos) é uma delas - sempre tem milhares de detalhes a serem lembrados e acabo esquecendo algum) e uma lista de coisas a fazer não me parece viável. (...)"

Guedes - Brasília

Continue lendo, e as mensagens que se seguem, lá no grupo, GTDbr, msg #3069

Nota: livro reimpresso

Semana passada a expectativa era de que "A Arte De Fazer Acontecer", de David Allen seria reeditado, revisado.

Hoje de manhã liguei para a Editora Campus/ Elsevier e fiquei sabendo que fizeram apenas nova impressão do livro e o mesmo já está disponível no estoque da editora há duas semanas. (Veja mais informações no GTDbr).

Quem, como eu, estava esperando nova edição revista, já fica sabendo: onde achar, pode comprar.

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E que tal começar a procurar por aqui, no Já Cotei!?

Pastas Simples de Arquivo - Manilla Folders

Eu já falei pra vocês que eu uso e mostrei como se faz um arquivo em ordem alfabética para guardar material de referência que está em papel. Vocês viram que fica tudo pastas? Elas são chamadas de manilla folders - pastas simples de arquivo. E como são difíceis de encontrar aqui no Brasil, eu mesmo fiz as minhas cortando folhas de cartolina e dobrando-as ao meio, como mostro nas figuras abaixo:

Quem não quiser se aventurar com o estilete, uma boa notícia: no grupo de discussão o pessoal parece ter encontrado as benditas manilas. Veja lá o que têm-se falado sobre elas.

A Arte De Fazer Acontecer - Nova Edição?

O livro "A Arte De Fazer Acontecer" anda meio difícil de encontrar...

Mas tudo indica que ele está sendo reeditado e estará nas prateleiras a partir do dia 11 de abril. Até agora, nada de novo no site da editora Campus. A informação foi transmitida ao grupo de discussão GTDbr por Fernando Kumasaka e Marcelo Matos.

Tomara que esteja sendo re-editado mesmo, e não re-impresso! De preferência, com uma boa revisão na tradução para o português... Do jeito que está, algumas passagens levam a um entendimento equivocado da metodologia.

Por isso, lá no grupo de discussão fizemos uma tabela identificando e corrigindo erros na tradução.

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Quem não quiser esperar, nem quer gastar sola de sapato andando, pode tentar encontrar o livro no Já Cotei!

Mais GTD na blogosfera, em português

Como de costume*, passo pra deixar registrado o que têm-se falado na blogosfera sobre Getting Things Done - em português:

=> O depoimento de André Valongueiro, dividido em três partes, sobre os ganhos de produtividade que ele alcançou com o GTD e tendo a vaquinha como instrumento principal.

=> Tem também o Rodrigo Maués, manauense usuário de Mac OSX, com uma série de artigos. Ele consegue sincronizar notebook, Treo e caderno.

=> Walmar Andrade - escreveu bastante. Fez uma resenha do segundo livro de David Allen, e agora fala qual o impacto que o GTD teve em sua vida, depois de quatro meses utilizando o sistema.

=> E Rodrigo Stulzer, do Empirical Empire, contou como foi sua saga para implementar o sistema, e diz que pôde esclarecer alguns pontos com a ajuda do Grupo de Discussão.

Além destes, não poderia deixar de relembrar:

=> Antônio Azevedo fez um artigo-resumo explicando detalhadamente a metodologia. No tempo em que o livro permanecia fora de catálogo, foi a explicação mais sistemática disponível em português.

=> A definição de Getting Things Done - A arte de fazer acontecer, dada pelo próprio autor. Nada melhor que ler a explicação de quem criou a metodologia, não é? Tradução feita pelo controller Valdemir Fernandes, membro do GTDbr.

=> A Entrada sobre GTD na Wikipedia (em português), com vários links.

Deixei passar alguma coisa? Comentários! :)

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* Confira aqui e cá.

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Já cotei: Livro a Arte de Fazer Acontecer :: Palmtops e pdas

Arquivo de Referência Geral A-Z - Guardando a papelada

Sabe aquele folder que vc trouxe de um evento e quer guardar, porque talvez possa precisar algum dia? E aquela correspondência que chegou e você quer guardar como referência? Ou a apostila xerocopiada que você usou para estudar para a prova de métodos quantitativos? Onde estão os papéis que vc rabiscou quando estava planejando alguma coisa e não queria passar para o meio eletrônico?

David Allen explica que "você precisa se sentir confortável em armazenar mesmo uma única folha de papel, à qual desejará recorrer mais tarde. Seu sistema deve ser informal e acessível a tal ponto que seja possível arquivá-lo num estalo (...)"

Ele recomenda (e eu também =D ) que se faça um Arquivo de Referência Geral A-Z. Pense neste arquivo como se fosse um grande fichário. A regra geral é pôr cada papel numa pasta individual (manilla folder) e organiza-las por ordem alfabética.

Eu gostei muito da idéia. Como não achei nada pronto que se encaixasse no que eu precisava, peguei uma caixa de papelão e fiz eu mesmo o meu Arquivo Geral. Mas achei que não precisava colocar cada papel, panfleto, documento, apostila, em pastas separadas - bastava etiquetá-las com post-its e dispô-las de A a Z. Fiz o teste. Advinha como ficou a caixa amarela?

Ficou uma bagunça! Achar qualquer coisa ali era como ter que procurar em várias gavetas... Eu sabia que estava próximo, mas como cada papel era de um tamanho, eles se perdiam, se misturavam. Entendi que era melhor fazer do jeito que estava descrito no "manual"!Como o próprio Allen diz, as dicas e truques que estão no seu livro não são verdades absolutas. Mas são fruto de mais de 20 anos de trabalho na área e isso deve ser levado em consideração...A nova versão ficou  assim:

Pronto! Agora ficou fácil encontrar o que está lá. A tendência é esse arquivo crescer e crescer. Algumas pessoas costumam cadastrar numa planilha eletrônica ou num banco de dados tudo o que entrar no Arquivo, mas eu não senti necessidade de fazer isso.

Lá no grupo GTD Brasil - GTDbr esse assunto foi discutido a alguns meses. A Cynthia usa um arquivo temporário de maneira diferente, e Natália prefere usar pastas com elástico. Assim que eu encontrar os links, adiciono aos comentários.

Pra saber mais, recomendo ler o livro, capítulo 07: Organizar - como definir os compartimentos certos. Procure por "Como organizar dados não passíveis de ação.

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Vai se aventurar e montar o seu? Já cotei::: Papelaria :: Informática e Escritório ::Livro a Arte de Fazer Acontecer ::

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Cinco passos para fazer qualquer coisa acontecer

Para fazer as coisas acontecerem no modo GTD, um projeto (ou mesmo as pendências do dia-a-dia) passa por cinco fases até ser concluído: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Executar. Gustavo Cardoso, da Dois Criação, pediu exemplos de como esses estágios acontecem. "Alguma coisa bem simples mesmo, somente para me ajudar a compreender melhor isso na prática" - Disse ele.

Então eu criei um exemplo a partir de uma conversação anterior:
"(...) suponha que vc está cuidando do jardim e pensa: "quero doar a Barsa para alguma escola pública". O que vc faria? Largaria as plantas e sairia imediatamente para encaixotar a enciclópédia e levar até a escola mais próxima? E se, no meio do caminho, vc lembrar que quer colocar as cobertas pra tomar sol, vai voltar do meio do caminho?"

Parece um samba-do-crioulo-doido, não é? Veja como desenrolar isso na lista de discussão GTD Brasil.

Em seguida a Sílvia-BH falou (escrevendo):
- Enoch deu um exemplo de como o mesmo projeto passa pelas cinco fases, entre ser pensado e efetivamente concluído. Meu exemplo é um pouco diferente, as cinco fases acontecem com vários ítens ao mesmo tempo: (que tal ver como é isso lá no GTDbr? )
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Sumário: Mudança de Plataforma

O objetivo deste post é agregar, como uma espécie de sumário, a série de textos que narram a minha saga com a mudança de pda e de sistema operacional.

Quando troquei o Tungsten|E pelo LifeDrive, ganhei uma tela gigante, 4 GB de espaço, um gravador de voz e possibilidade de usar wi-fi e bluetooth..

Agora, substituí o LifeDrive por um Atom XDA, e no pacote, juntei pda e celular num só aparelho. De brinde veio uma camerazinha de dois megapixels embutida, e um sistema operacional diferente, com a tão falada multitarefa - o Windows Mobile.

No frigir dos ovos, o que importa quando adquirimos um asistente pessoal digital, é a capacidade que ele tem de nos apoiar no grande desafio que é fazer as coisas acontecerem.

------------------------ Seções:

1. Viva o novo: mudança de plataforma - Os motivos que me levaram a mudar
   

2. Meu sistema antes da transição - Como estava configurado meu sistema de organização pessoal no palm
   

3. O Caminho das Pedras - Sempre quebra alguma coisa na hora de transportar os móveis de uma casa pra outra....

4. PalmOS versus Windows Mobile - como se diz em Economia, para tudo há um trade off: ganha-se algo aqui e perde outra coisa ali. Análise sob o ponto de vista Getting Things Done.

5. GTD no PPC: depois dos ajustes - coming soon...

Agenda: PalmOS versus Windows Mobile

Como se diz por aí, tanto o Palm quanto o PPC fazem as mesmas coisas, de maneiras diferentes. O resto é questão de gosto, ou melhor, de hábito!

Imagino que grande parte das pessoas que possuem um pda acabam negligenciando a principal atribuição dessa ferramenta: o uso efetivo como PIM - Gerenciador de Informações Pessoais. Um pda é bem mais que uma "agenda eletrônica", mas essa função de "agenda" tem que funcionar a contento.

E é baseado na minha experiência com GTD, uma metodologia de organização pessoal bastante flexível, que farei algumas considerações acerca das duas plataformas.

PalmDesktop X MS Outlook

As informações do pda geralmente são sincronizadas com o computador de mesa. Um palm sincroniza com o PalmDesktop ou com o MS Outlook, e o PPC conversa apenas com este último.

O Palmdesktop é simples e funcional enquanto o MS Outlook é poderoso e customizável.

Uma importante diferença: enquanto o Palm é fiel ao Palmdesktop, o Pocket Outlook (no PPC) não comporta todas as funcionalidades do MS Outlook.

Uma semelhança: no MS Outlook pode-se criar subpastas, mas, de fábrica, as duas plataformas sincronizam apenas com as pastas principais.

Palm X Pocket PC

O PIM do PalmOS é melhor em termos de usabilidade do que o PIM do Windows Mobile.
No Palm eu usava o PIM original mesmo, e isso bastava. Mas no PPC, o Calendário e o Tarefas nativos deixaram muito a desejar na inserção e apresentação dos dados...

Gostei da maneira como o Calendário é apresentado no PPC, apesar de quê, marcar um compromisso no palm é infinitamente mais fácil. Clique nas fotos abaixo, depois passe o mouse para ver mais comentários sobre o uso do calendário em cada sistema operacional.

No palm, um compromisso pode durar o dia inteiro, ou ainda não ter hora definida. Já no Pocket PC só existe a opção de marcar "dia inteiro".

Em relação a compromissos que se repetem de tempos em tempos, ou que duram vários dias:
No palm é possível modificar a entrada corrente, todas ou apenas as futuras. Quando modifico uma entrada, ela perde a ligação que tinha com as outras. Se eu, mais à frente, clicar em editar "todas", só serão modificadas as remanescentes, ou seja, as que não foram editadas antes.

No PPC eu também posso modificar uma entrada isolada. Mas, se depois eu escolher modificar a "série", eu perderei as personalizações que tiverem sido feitas anteriormente.

Os palms tem uma limitação de poder usar apenas 16 categorias, enquanto os PPCs permitem usar quantas forem necessárias, além de ser possível atribuir mais de uma categoria a cada ítem. Ponto para os pocket pcs!

Decepção com Tarefas do PPC, no modo de visualização em lista, que mostra apenas a primeira linha em vez do texto completo.

Anotações / Notes no PPC - Horrível a integração com o MS Outlook. Você pode guardá-las no cartão de memória, mas o MS Outlook não vai reconhecer, dentre outras coisas.
Vale notar que o Anotações no PPC é mais poderoso queo Memos do Palm, pois permite escrever, desenhar e adicionar um memo de voz na mesma na nota.

Conclusões

• Não gostei do PIM nativo dos Pocket PCs. Pela primeira vez vou usar outros softwares para melhorar as funcionalidades...
• Estou bastante satisfeito com os outros recursos e possibilidades que o Windows Mobile oferece.

Quando decidi mudar, sabia que teria que me readaptar, mudar os paradigmas. Eu sou aberto a mudanças. Mas a transição não foi suave. Eu sempre tentei manter meu PIM simples e funcional, e mesmo assim, tive problemas na hora de "transportar" os dados.

É importante ter em mente que qualquer que seja a plataforma, é possível customizá-la com softwares de terceiros e deixar o pda de acordo com a vontade/ necessidade de seu dono.
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(Atualizado em 17 de março de 2007)

O Caminho das Pedras

Este post talvez interesse a quem está pensando em trocar de plataforma, ou como eu, está no processo de transição. Se você não se enquadra, fique à vontade para "pular" para o texto seguinte.

Seguindo o exemplo no blog do Farley, resolvi deixar aqui os "rastros" da minha transição PalmOS => Windows Mobile 5. Aconteceu em duas etapas: a primeira, passar do PalmDesktop para o MS Outlook no PC e fazer todos os preparativos para a chegada do pdaphone (ppc + telefone). A segunda fase foi sincronizar as minhas informações PIM para o dispositivo móvel. Até agora, as coisas estão assim:

Etapa 01: PalmDesktop => MS Outlook

• Tive Estou com problemas com o Tarefas
• Estou com problema com o Contatos

Etapa 02: MS Outlook => PPC

• Tive Estou com problemas com o Tarefas
• Estou com problema com o Anotações / Notes
• Tive Estou com problemas com o Calendário

Abaixo especifico cada uma das etapas. Algumas passagens seriam cômicas, se não fossem quase trágicas:

Etapa 01 - PalmDesktop => MS Outlook

1) Tenho instalado o MS Outlook 2003 em português e o Atom O2 chegararia em inglês. Os dois conversariam tranquilamente? Segundo o pessoal do Palmforum*, sim! Então, estou usando:

Outlook 2003 em português + Microsoft ActiveSync 4.2 em português + PPC em Inglês.

Tem um tal MicrosoftActiveSync 4.5 Beta 2 mas preferi não usa-lo.

2) Com o CD que veio com o LifeDrive, transferi os dados entre os programas. Mas segundoAlen_D, na versão mais recente do PalmDesktop há a opção de fazer a mudança. Ou seja, nem precisava do CD...

3) De cara, tive problema com o Tarefas, pois só migraram as tarefas concluídas.
Veio a grande idéia: apaguei do LD duas tarefas recorrentes que intuitivamente achei que estavam atrapalhando asincronização e em seguida fiz de novo o sincronismo LD => MS Outlook,tendo o cuidado de configurar o HotsyncMenager para, no Tarefas, o palm sobreescrever o PC. Daí funcionou beleza!

4) Em seguida, problema com os Contatos. Percebi, foi que os contatos não vão 100% direitinho do Palmdesktop para o MS Outlook. Explico:
Desde o TE eu costumava escrever nos contatos assim: Fulana: no campo de telefone, eu escrevia o número e alguma observação ali mesmo. O MS Outlook não reconheceu essas entradas como válidas .

No Palmdesktop vc pode cadastrar vários telefones sob o nome "trabalho",enquanto no MS Outlook, ele cadastra apenas "Trabalho1" e "Trabalho2". No outlook também não tem o telefone "Principal". Então, o Outlook não capturou esses telefones . Agora tenho que revisar um a um.

Mas eu acredito que quem faz tudo certinho desde o início, não tem problemas na hora de migrar.

Agora, outra dúvida: Em que formato os telefones dos contatos devem estar cadastrados no MS Outlook e no PPCphone (O2 Atom XDA)? 00 + 55 + operadora + DDD+ telefone?
Acabei escrevendo (0 + Código da operadora + DDD +telefone). Estou consertando aos poucos, no próprio Atom

Etapa 02: - MS Outlook => PPC

Minha pretensão era usar o PIM nativo, lembram?

1) O Windows Mobile 5 não suportou muito bem os 1164 ítens do Tarefas. Demora muito pra carregar. Para desafogar o programa, no MS Outlook estou criando criei uma sub-pasta no Tarefas para colocar as tarefas concluídas. Como não achei uma opção de não sincronizar essa subpasta, também mandei arquivá-las. Eu pensava que as sub-pastas também seriam automaticamente sincronizadas....

2) Problemas com o Anotações (Notes): meus 800 memos foram para o PPC sem a categorias! Eu não sabia disso, nem estava escrito no manual, nem em nenhum lugar que pesquisei anteriormente! O Notes no PPC demoraaava pra abrir... Então, com o PPC conectado, criei sub-pastas no MS Outlook, pois pensei: já que não vão as categorias, então organizo tudo em pastas. O Activesync não sincronizou as subpastas! E ainda por cima, duplicou minhas Anotações!!!!!!!!!
Ah! e tenho uma ligeira impressão de que o tamanho máximo das Anotações no MS Outlook são bem menores que os Memos do Palmdesktop...

3) Problemas com o Calendário. Por padrão, o Activesync sincroniza apenas as duas últimas semanas do Calendário com o PPC. Mas você pode configurar para um mês, seis meses ou tudo. Pra duas semanas, sincronizou ok, mas quando eu colocava para sincronizar TODA a agenda, dava pane. O sincronismo não acabava nunca. Depois de muito quebrar a cabeça e de um hard reset, intuitivamente, mexi, deletei alguns compromissos e eventos recorrentes, e enfim, tudo se resolveu.

Antes de tentar sincronizar o calendário, o ppc havia consumido apenas 10 MB do"Main Storage". Depois do bendito sincronismo, essa main storage está 46%ocupada. No PPC tem um arquivo chamado "pim" com 12,9 MB (antes era 4 MB). Isto é normal?!

Até aquele momento eu não tinha nenhum programa extra instalado além do que veio originalmente de fábrica (WM5 + aplicativos O2) + plugin para o today O2 Plus - e mesmo assim, já havia gastado 50% da memória principal?!?

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Referências:

*Migrando do PalmOS para o WindowsMobile (via Palmfórum)

Meu sistema antes da transição

Peço licença a quem não gosta de pdas, porque vou falar bastante deles nos próximos três ou quatro artigos... Na verdade, é uma trilogia de cinco textos dinâmicos (sinônimo de post) contando minha saga durante o processo de mudança de pdea e de plataforma, de PalmOS5 para Windows Mobile 5.

Há pouco mais de uma semana que estou com o Atom O2 XDA, um pocket pc phone edition. Estou muito atarefado estes dias, tô aprendendo a mexer aos poucos... e a me adaptando ao Windows Mobile!

As análises, minhas impressões e experiência estão acontecendo levando-se em conta que sou um "GTD user" (ou seria GTDista? ou GTDdiano? ). Portanto, meu maior critério é a efetividade com que o pda vai se comportar como organizador pessoal.

É claro que um pda - seja palmOS ou PPC - traz inúmeros benefícios como documentos de texto, planilhas, multimidia, conectividade, etc. Mas o que está em jogo agora é a facilidade e a rapidez com que o pda me atende quando preciso lidar com meu sistema de informações.

Minha intenção era replicar no PPC a maneira como eu organizava minha vida no Palm - usando os aplicativos padrão, de acordo com o paradigma Plain Vanilla:

• Calendário para ítens de calendário;
• Tarefas, para listas de "próximas ações" por contexto, lista de Projetos e lista de Agendas
• Contatos, para lista de telefones e endereços.
• Memos, para material de referência.
• Busca, para pesquisar, encontrar e filtrar as informações.

Vale observar que no momento da transição, em meu LifeDrive:

* Havia 1164 ítens no Tarefas, das quais, 807 estavam concluídas. Das 307 restantes, cerca de 160 eram @S/M. O LifeDrive respondia muito bem, e era bem rápido.

* Continha mais de 800 memorandos (no Memos), separados por categorias. A busca era super rápida.

Existe algum software bom para fazer GTD num Pocket PC? a melhor explicação é esta resposta, que encontrei na lista GTD_PPC, e que faço uma tradução livre:

- Recomendo usar os aplicativos nativos, e limitar ao máximo a personalização dos softwares, de forma que todo o sistema possa ser portado facilmente se houver mudança de hardware ou de software. Quanto maior a customização e dependência em relação a um programa, mais dolorosa é a mudança. (Eric)

O primeiro artigo da trilogia de cinco posts já foi publicado - expliquei meus motivos em mudar, apesar de não ter do que reclamar da Palm.... Logo mais, o próximo capítulo mostrando a via crucis da migração.

Listas-chave

Aproveitando o embalo, deixo no aplicativo Tarefas:

• listas de próximas ações (next actions)
• lista de projetos
• lista de Agendas
• lista de coisas a fazer Talvez Algum Dia

Perceba a diferença entre os contextos (@Casa, @Computador, etc) aqui e as categorias (Empresa, Família, etc) lá no Calendário.

Quando eu concluía o projeto ou a ação, antes de marcar no quadradinho, eu escrevia "[X]" (Se quiser saber porquê, me pergunte).
Agora, veja como eu integro os projetos com a próxima açõe necessária para ele ser concluído:

Atenção: se você não faz idéia do que seja Getting Things Done, não vai entender nada, e ainda vai achar que eu sou completamente sem noção! : D

Usos do Calendário

Como você usa o Calendário? Escreve tudo lá, indiscriminadamente? Usa uma versão eletrônica ou em papel?

A partir de uma conversação iniciada por Sílvia sobre quando ler o segundo livro de David Allen, voltamos a discutir, na lista GTD Brasil, melhores práticas para o uso do calendário . (Leia os tópicos e veja como o pessoal tem feito).

Há um tempo atrás mostrei no flickr algumas telas do meu calendário. Com a conversação na lista, expliquei melhor como eu vinha fazendo... Então agora reúno as imagens...

... e as mensagens: *Aqui* e *cá*.

Lembrem-se que sou adepto do Plain Vanilla.

Plain Vanilla

Para administrar os compromissos e os afazeres do dia-a-dia, pode-se utilizar várias ferramentas: caneta e papel, computador, pda, aplicativos baseados na web, etc. Como centro do meu sistema de organização pessoal, eu escolhi usar um pda, configurado no estilo Plain Vanilla.

Por definição, chama-se Plain Vanilla quando a metodologia GTD é sustentada pelos aplicativos nativos (PIM) do Palm (calendário + memorandos + agenda de contatos + lista de tarefas).

O objetivo é manter o sistema de listas simples e funcional... sem complicações, sem muitos fru-frus. Costuma-se lançar mão de símbolos/ caracteres/ marcadores para aumentar a funcionalidade do sistema, e geralmente o pda é sincronizado com o PalmDesktop ou Microsoft Outlook.

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Links:

• Na lista de discussão tivemos uma conversação sobre o assunto: *aqui*.
• No wiki GTD Portal tem uma área dedicada à plain vanilla.

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Em relação a outras implementações baseadas em pdas, temos:

• Cyberpoche - usa Calendário, e Memos para as listas, utilizando operadores lógicos (sinais) e o sistema de buscas.
• PigPog Method - usa o Tarefas, mais ou menos assim: "próxima ação + [nome do projeto]"
• LifeBalance - ótimo programa, recomendado pelo Nelson Ferreira, na lista de discussão.
• Também pode-se usar um Outliner - Natara Bonsai, por exemplo - ou uma Planilha, etc....

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Foto do sorvete de baunilha: by Alicat3, licenciada por Creative Commons

Outline, pda e Getting Things Done

Para quem usa pda e pensa em usar outiliner (Bonsai, Shadow Plan, Project, etc) como base para seu sistema de listas: logo que conheci o GTD, e antes mesmo de encontrar o livro, tentei implementar usando o Bonsai, utilizando como referência este artigo: Organizing Your Handheld Computer (and your life!).

O Natara Bonsai pode ser usado tanto no palm quanto no pc, mas usei apenas no palm.

Cada projeto era uma linha mãe, e as linhas filhas eram as "próximas ações", categorizadas por contexto. Eu deixava configurado de forma que as "próximas ações" eram likadas com o aplicativo Tarefas no próprio palm, onde cada categoria representava um contexto específico .

Assim, eu usava o Bonsai para planejar e revisar, e o o Tarefas para consultar.

Dobrando pocketmods em 30 segundos, com auxílio da língua

Muita gente já conhece os práticos e versáteis pocketmods . Como falei no texto anterior, estou até usando um para auxiliar minha memória RAM... Mas venho percebendo nas conversações da lista de discussão GTDbr que algumas pessoas se atrapalham na hora de dobrar o dito cujo!

Diante disso, resolvi fazer um passo-a-passo e explicar como fazer a dobradura em menos de 30 segundos, com auxílio da língua!

Veja as fotos no meu Flickr, se vire nos trinta e diga se aqui se conseguiu fazer também.